Règlement du Marché de Noël

Le Marché de Noël est organisé par le Comité des Fêtes et de la Culture d'Aigrefeuille-d'Aunis (association loi 1901). Il est ouvert aux associations locales, artisans, créateurs, artistes indépendants, producteurs, commerçants ambulants et auto-entrepreneurs, sous réserve d'inscription préalable et de fourniture de l'ensemble des documents obligatoires.

Les demandes d'admission sont examinées par l'organisateur, qui se réserve le droit de les accepter ou de les refuser selon les places disponibles et la nature des marchandises proposées, sans obligation de motivation.

L'exposant s'engage à respecter les règles spécifiques à la zone qui lui est attribuée, détaillées dans les articles suivants.

Les demandes d'inscription doivent être adressées exclusivement par voie postale (courrier), à l'adresse du Comité des Fêtes et de la Culture d'Aigrefeuille-d'Aunis : 28 bis rue de l'Aunis, 17290 Aigrefeuille d'Aunis. Aucune inscription transmise par un autre moyen (courriel, dépôt en main propre, réseaux sociaux, téléphone) ne pourra être prise en compte.

Seul un dossier complet, reçu dans les délais impartis, sera examiné. Le Comité n'est tenu à aucune obligation de relance en cas de dossier incomplet ou de pièce manquante.

L'inscription n'est valide qu'à réception d'un dossier complet comprenant :

Toute inscription incomplète est refusée.

Pour un emplacement de taille hors format standard, le tarif est variable et fixé au cas par cas par le Comité.

Les exposants installés en extérieur avec leur propre tivoli doivent impérativement fournir du matériel conforme aux normes de sécurité en vigueur : bâche permettant une fermeture complète et structure correctement lestée. Pour la zone située devant la salle des fêtes, seul un tivoli personnel au format 3 x 3 m est accepté. La taille exacte du tivoli personnel doit en tout état de cause être indiquée sur le bulletin d'inscription ; le tarif correspondant est communiqué par l'organisateur lors de la confirmation d'inscription.

Le Comité se réserve le droit de refuser l'installation d'un tivoli personnel non conforme aux exigences ci-dessus, ou dont les dimensions réelles constatées sur place ne correspondraient pas aux dimensions déclarées lors de l'inscription, sans qu'aucun remboursement ne soit dû à l'exposant.

L'organisateur établit le plan de la manifestation et procède à la répartition des emplacements. Il est strictement interdit à tout exposant, de sa propre initiative, de modifier l'emplacement qui lui a été attribué, d'en occuper un autre, ou de s'installer sur un emplacement resté vacant sans en avoir fait la demande préalable auprès du référent bénévole présent sur site.

Le Comité se réserve le droit de modifier l'attribution d'un emplacement, y compris après confirmation, si l'organisation de la manifestation, la sécurité du site ou toute autre nécessité pratique le justifient. Cette modification ne pourra donner lieu à aucune contestation, réclamation ou indemnisation de la part de l'exposant.

L'accueil des exposants a lieu chaque jour de la manifestation à partir de 7h00. L'ouverture officielle au public est fixée à 9h00 les deux jours. La fermeture est fixée à 20h00 le samedi et à 18h00 le dimanche, heure officielle de clôture de la manifestation. Le démontage des stands n'est autorisé qu'à compter de 18h00 le dimanche, sous réserve de l'exception prévue à l'article 22 pour la zone extérieure devant la salle des fêtes.

La présence de l'exposant est obligatoire sur l'intégralité des deux journées de la manifestation. Tout exposant ayant pris possession de son emplacement le premier jour et ne se présentant pas le second jour, sans motif accepté par l'organisateur, pourra être exclu des éditions suivantes, sans qu'aucun remboursement ne soit dû.

Tout exposant n'ayant pas pris possession de son emplacement à 9h00, sans en avoir informé l'organisateur, pourra voir son stand réattribué sans qu'aucun remboursement ne soit effectué.

Les exposants des zones « salle des fêtes » (extérieur et intérieur) sont invités à stationner leur véhicule sur le parking de la place du 8-Mai, et sur le parking de la rue de Saint-Christophe pour les exposants de la place de la République, afin de préserver les accès et la sécurité aux abords immédiats des zones d'exposition. Le Comité des Fêtes ne pourra être tenu responsable en cas de vol, dégradation ou accident concernant un véhicule stationné, y compris sur ce parking

Pour des raisons de sécurité, de fluidité de la circulation et de conformité aux normes d'accessibilité aux personnes à mobilité réduite (PMR), les portes de la salle des fêtes doivent impérativement rester ouvertes durant toute la durée d'ouverture au public. Une circulation en S est mise en place par l'organisateur afin de limiter au maximum les effets du froid engendrés par cette ouverture.

Il est strictement interdit à tout exposant de fermer les portes de la salle des fêtes de sa propre initiative, y compris partiellement, quelle qu'en soit la raison invoquée (température, courants d'air ou autre). Tout manquement à cette règle pourra entraîner un avertissement, voire l'exclusion immédiate de l'exposant.

L'électricité peut être mise à disposition dans la limite des installations disponibles et des capacités du site, exclusivement dans les zones desservies. La zone extérieure devant la salle des fêtes n'est pas desservie en électricité : aucune demande d'alimentation électrique ne pourra y être satisfaite.

Pour les zones desservies, la mention d'un besoin en électricité sur le bulletin d'inscription constitue une demande, et non une confirmation automatique : seule une confirmation écrite, adressée par courriel par l'organisateur, atteste de la mise à disposition effective d'un accès à l'électricité pour l'emplacement concerné.

Les exposants doivent prévoir leur propre matériel de raccordement (rallonges, multiprises, adaptateurs). L'organisateur se réserve le droit d'interdire tout branchement jugé dangereux ou non conforme. L'usage de groupes électrogènes personnels est strictement interdit, sauf accord préalable et exprès du Comité, en raison des risques sonores, olfactifs et incendie qu'ils présentent.

Les tivolis fournis par le Comité devront être restitués propres, complets et en bon état.

Les exposants ne présentent que des produits conformes à la réglementation en vigueur (hygiène, sécurité, propriété intellectuelle). L'organisateur peut refuser ou faire retirer tout produit non conforme ou inadapté à l'esprit de la manifestation.

La vente de boissons alcoolisées aux mineurs est strictement interdite. Tout exposant souhaitant vendre des boissons alcoolisées doit impérativement en informer l'organisateur préalablement à la manifestation et fournir toute pièce justificative requise (déclaration, licence, autorisation). Cette information constituant une obligation légale.

Les exposants proposant de la restauration (food trucks et assimilés) doivent respecter l'ensemble des normes d'hygiène alimentaire et de sécurité incendie en vigueur, justifier d'une formation à l'hygiène alimentaire valide, et se conformer, le cas échéant, à la réglementation applicable à la vente d'alcool prévue à l'article 12. L'organisateur peut demander la production de toute pièce justificative correspondante.

De manière générale, tout produit ou matériel inflammable, combustible ou présentant un risque pour la sécurité incendie est soumis à la réglementation en vigueur, et son usage est soumis à l'accord préalable et exprès du Comité des Fêtes. Les bougies sont notamment autorisées mais ne doivent en aucun cas être allumées sans cet accord. L'organisateur se réserve le droit d'interdire ou de faire retirer immédiatement tout produit ou matériel non conforme.

Sont strictement interdits sur l'ensemble du site : les armes de toute catégorie, les explosifs et articles pyrotechniques, ainsi que tout objet ou produit dont le port, la détention ou la vente sont prohibés par la loi. Tout manquement pourra entraîner l'exclusion immédiate de la manifestation, sans préjudice d'un éventuel signalement aux autorités compétentes.

L'usage de tout matériel de diffusion sonore (enceintes, instruments amplifiés, etc.) est soumis à l'accord préalable du Comité des Fêtes. Le niveau sonore ne doit en aucun cas gêner les exposants voisins, le bon déroulement de la manifestation ou le voisinage.

La présence d'animaux sur les emplacements d'exposition n'est autorisée que dans les zones extérieurs et sous réserve qu'ils soient tenus en laisse ou maintenus sous le contrôle constant de leur propriétaire, et qu'ils ne représentent aucune gêne ni danger pour le public, les autres exposants ou les bénévoles. Le Comité se réserve le droit de faire retirer tout animal jugé dangereux ou inapproprié.

Les exposants doivent exercer leur activité commerciale dans les limites de l'emplacement qui leur est attribué. Tout démarchage actif des visiteurs en dehors de son propre stand, ainsi que toute pratique commerciale agressive ou insistante, est strictement interdit.

Chaque exposant est responsable de la sécurité de son stand, notamment de la stabilité des installations et du dégagement des issues et couloirs de circulation, dans le respect des consignes de sécurité et d'évacuation du site. Les enfants présents sur un stand demeurent sous l'entière responsabilité de l'exposant qui les accompagne, y compris en cas d'accident ou de fugue.

Tout réapprovisionnement ou livraison en cours de manifestation doit s'effectuer en dehors des heures d'ouverture au public, ou selon les modalités communiquées par l'organisateur, de manière à ne pas gêner la circulation des visiteurs ni l'accès des personnes à mobilité réduite.

Il est strictement interdit à un exposant de céder, sous-louer ou partager, en tout ou partie, l'emplacement qui lui a été attribué avec un tiers non inscrit auprès du Comité, sous peine d'exclusion immédiate sans remboursement.

La place de la République fait l'objet, durant la nuit du samedi au dimanche, d'une surveillance assurée par un vigile professionnel mandaté par le Comité des Fêtes, pour l'ensemble de la place. La salle des fêtes constitue quant à elle un espace fermé et sécurisé durant cette même période.

En revanche, aucun dispositif de surveillance n'est mis en place devant la salle des fêtes (zone extérieure). C'est pourquoi les exposants installés sur cette zone sont exceptionnellement autorisés à démonter leur stand le samedi soir, exclusivement à partir de 20h00, heure officielle de fermeture, et en aucun cas avant sous réserve de l'accord préalable du Comité des Fêtes. Cette zone n'accueillant que des installations sur tivoli personnel au format 3 x 3 m, le démontage anticipé ne concerne que le matériel propre de l'exposant.

Dans tous les cas et quelle que soit la zone d'installation, les biens exposés demeurent sous l'entière responsabilité de leur propriétaire. Le Comité des Fêtes ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de perte, vol, casse ou dégradation, y compris sur la place de la République ou dans la salle des fêtes, malgré la présence d'un vigile ou la fermeture des lieux.

Le démontage des stands est autorisé uniquement à partir de 18h00 le dimanche, à la clôture officielle de la manifestation, à l'exception de la zone extérieure devant la salle des fêtes régie par l'article 22. Durant les horaires d'ouverture au public, les exposants s'engagent à maintenir leur stand en place et à ne pas procéder à son rangement, afin de préserver la qualité de l'événement.

Chaque exposant doit laisser son emplacement propre et emporter l'ensemble de ses déchets.

Toute dégradation du matériel appartenant au Comité des Fêtes ou aux infrastructures mises à disposition, causée par un exposant, pourra faire l'objet d'une facturation à l'exposant responsable, sur la base du coût réel de réparation ou de remplacement.

Chaque exposant doit être en mesure de présenter une carte nationale d'identité valide sur le site durant toute la durée de la manifestation. Ce document peut être demandé à tout moment par les forces de l'ordre ou par les représentants du Comité, conformément aux exigences du registre de police.

L'organisation de la manifestation repose intégralement sur l'engagement de bénévoles, qui œuvrent au mieux de leurs possibilités pour assurer le bon déroulement de l'événement. Chaque exposant s'engage à faire preuve à leur égard du respect qui leur est dû.

Tout comportement irrespectueux, agressif ou inapproprié envers un bénévole, un autre exposant ou un visiteur pourra entraîner, à la seule appréciation du Comité, un avertissement, l'exclusion immédiate de la manifestation en cours et/ou l'exclusion des éditions suivantes, sans qu'aucun remboursement ne soit dû.

Le Comité se réserve également le droit de refuser la réinscription d'un exposant à une édition future en cas de manquement constaté au présent règlement lors d'une précédente édition.

Le Comité des Fêtes est susceptible de réaliser des photographies et vidéos durant la manifestation à des fins de communication (réseaux sociaux, presse locale, supports de promotion des éditions futures).

Les prises de vues d'ambiance générale, de la foule ou des allées de la manifestation sont libres et ne nécessitent aucun accord préalable des exposants pouvant apparaître incidemment dans le champ de la photo. En revanche, toute captation ciblée et individualisée d'un stand ou d'un exposant en particulier (gros plan sur le stand, les produits ou la personne) fait l'objet d'une information préalable de l'exposant concerné, qui peut s'y opposer par écrit avant le début de la manifestation.

Le Comité des Fêtes ne saurait être tenu responsable des conditions météorologiques, ni de la température, y compris à l'intérieur de la salle des fêtes, notamment en lien avec l'obligation de maintien des portes ouvertes prévue à l'article 9.

En cas de force majeure, de conditions météorologiques exceptionnelles ou de toute circonstance indépendante de sa volonté ne permettant pas le maintien de la manifestation, le Comité des Fêtes se réserve le droit d'annuler tout ou partie de l'événement. Le Comité s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour éviter le recours à une telle annulation. Dans cette hypothèse uniquement, le Comité des Fêtes se réserve la faculté de procéder au remboursement des droits de place déjà réglés.

Conformément à l'article 7, la présence de l'exposant est obligatoire sur l'intégralité des deux jours de la manifestation. Toute annulation de la part d'un exposant, quel qu'en soit le motif, ainsi que toute absence le second jour de la manifestation après prise de possession de l'emplacement le premier jour, ne donneront lieu à aucun remboursement.

Les biens exposés demeurent sous la responsabilité de leur propriétaire. Le Comité ne pourra être tenu responsable en cas de perte, vol, casse, dégradation ou accident survenus pendant la manifestation.

Chaque exposant doit disposer d'une assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité et en fournir une attestation lors de l'inscription. Les installations et produits présentés doivent respecter la réglementation en vigueur en matière d'hygiène et de sécurité, notamment pour les produits inflammables. L'organisateur se réserve le droit de demander la mise en conformité, voire le retrait, de tout matériel ou installation présentant un danger.

Le Comité des Fêtes se réserve le droit de modifier, à tout moment et pour des raisons d'organisation, de sécurité ou de force majeure, les modalités pratiques de la manifestation (plan des emplacements, horaires, dispositif d'accueil), sans que cela ne constitue une remise en cause du présent règlement ni n'ouvre droit à indemnisation.

Les informations recueillies sont nécessaires à l'organisation du Marché de Noël. Elles ne sont utilisées que dans ce cadre et ne font l'objet d'aucune transmission à des tiers. Conformément à la réglementation en vigueur, l'exposant dispose de droits d'accès et de rectification, qu'il peut exercer auprès du Comité.

Le présent règlement est soumis au droit français. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution qui n'aurait pu être réglé à l'amiable relève de la compétence des tribunaux compétents du ressort territorial de l'association.

La signature du bulletin d'inscription, précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé », vaut acceptation pleine et entière du présent règlement dans son intégralité.